A chi non è mai capitato, alla fine della giornata, di trovarsi con la sensazione di non avere fatto abbastanza, di avere sprecato il proprio tempo?
Quante volte capita di uscire in ritardo dall’ufficio, senza aver finito tutto quello che ci eravamo proposti di fare? La soluzione per riuscire a gestire al meglio il proprio tempo, mantenendo un equilibrio tra la vita lavorativa e quella personale, è quella di imparare a lavorare in modo più produttivo, così da ottenere gli stessi risultati in un tempo migliore.
Indice
Consigli per vivere meglio lavorando poche ore
1. Ottimizza il tempo con le app
Il primo consiglio per imparare a lavorare meglio è quello di capire come viene speso il proprio tempo.
Esistono moltissime app che permettono di tenere un vero e proprio diario giornaliero, in cui indicare come vengono passate le varie ore della giornata: facendolo per qualche giorno, capiremo subito dove si nascondono gli sprechi maggiori.
Perdiamo troppo tempo per rispondere alle email? La nostra pausa pranzo è troppo lunga? Le mattinate si consumano con riunioni lunghe e improduttive? Capire qual è il problema ci aiuterà a risolverlo.
2. Pianifica il giorno e la settimana
Una volta fatto ciò, si potrà passare alla creazione di un piano giornaliero.
Abituiamoci a utilizzare i primi minuti della giornata per creare una lista di cose da fare. Un piccolo trucchetto motivazionale consiste nello scrivere gli elementi della lista come se fossero già fatti, ad esempio “Mandare memo al capo” diventerà “Memo Mandato al capo”.
Se vi è possibile, potete estendere l’idea del piano giornaliero e creare un piano settimanale, nel quale inserirete tutte le attività previste per la settimana.
Assicuratevi di concentrare le attività più intense e creative nei giorni centrali della settimana, in cui si è di solito più produttivi, e lasciate quelle meno intense al lunedì e al venerdì.
Analogamente, nel creare il piano giornaliero sarà opportuno inserire i compiti più difficili al mattino, quando il cervello è più fresco.
3. Velocizza eliminando distrazioni
Molto spesso una fetta piuttosto importante della nostra giornata viene occupata dalle distrazioni: cercate di evitarle, facendo il possibile per concentrare la vostra attenzione su quello che state facendo.
Concentratevi su un solo compito alla volta, evitando il multitasking, e chiudete o mettete da parte ogni possibile fonte di distrazione: spegnete o silenziate il telefono cellulare, chiudete tutte le finestre del browser che non vi servono, chiudete la porta dell’ufficio e, se necessario, indossate delle cuffie in grado di cancellare i rumori.
Un altro fattore che spesso ci rallenta è il desiderio di fare ogni cosa in modo esattamente perfetto, concentrandoci sui dettagli.
È impossibile che ogni nostro lavoro sia perfetto, e molto spesso la ricerca della perfezione ci porta a buttare via o rifare lavori perfettamente buoni e adeguati.
Focalizziamoci sulle nostre priorità, e non sui dettagli, in modo da dare il massimo senza perderci in un bicchiere d’acqua. Avete mai sentito parlare del Principio di Pareto secondo cui l’80% dei risultati deriva dal 20% del tempo dedicato?
4. Sfrutta le pause inutili
Durante una giornata capitano spesso momenti morti: il tragitto in treno, le file in aeroporto, o anche i momenti in cui attendiamo che la stampante finisca di stampare i nostri documenti o che il computer finisca una determinata elaborazione.
Cerchiamo di sfruttare al meglio questi momenti, ad esempio utilizzandoli per rispondere alle email, per fare delle chiamate di lavoro, controllare le spese o qualsiasi altro compito di breve durata che possa riempire questi buchi di tempo.
Un ultimo consiglio è quello di far sì che tutte le buone abitudini descritte in questo articolo diventino vere e proprie abitudini: quando qualcosa inizia a far parte della nostra routine, diventa sempre più difficile distaccarsene.
Per questo motivo, è importante far sì che le buone abitudini entrino a far parte della nostra quotidianità, e che le cattive abitudini di cui stiamo cercando di liberarci vengano invece lasciate alle spalle.
5. Riposa il cervello al meglio
Infine, ricordiamoci che per lavorare bene è necessario avere la mente fresca e riposata: dobbiamo quindi imparare a prenderci cura della nostra salute e del nostro cervello anche fuori dall’ufficio.
Ricordiamoci quindi di dormire abbastanza – la carenza di sonno è uno dei più grandi nemici della produttività! – di fare spesso esercizio fisico, che aiuta a rilassarci e a rilasciare endorfine, e soprattutto ricordiamoci di inserire nei nostri piani giornalieri e settimanali anche delle pause.
Il nostro cervello infatti non è in grado di concentrarsi per più di 90 minuti consecutivi, e quando si arriva a questo tempo bisogna fermarsi e fare una pausa. Affinché si rimanga produttivi, però, le pause devono essere non solo previste nel piano giornaliero, ma brevi e soprattutto collocate in modo strategico: il momento ideale per fare una pausa è dopo aver portato a termine un compito, prima di iniziarne un altro, in modo da fare uno stacco anche mentale.
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Davide Marlzetti è un appassionato di economia e di strategie di risparmio. Lavora come freelance, dedicando il suo tempo alla scrittura di contenuti informativi legati all’economia e alle migliori pratiche per risparmiare denaro. Con una passione accesa per l’analisi finanziaria e la gestione oculata delle risorse, Davide condivide consigli pratici e approfondimenti che riflettono la sua dedizione nel rendere l’educazione finanziaria accessibile a tutti.
