Che l’organizzazione della giornata lavorativa sia davvero fondamentale al fine di essere più produttivi non è affatto un segreto, bensì una nota certezza.
Può piacere o no, ma essere organizzati aiuta per davvero nell’ottenere dei risultati migliori e quindi di guardare di più. Se siete curiosi di scoprire come riuscirci, dovete prima sapere che esistono 2 modi principali per farlo.
Il primo è quello tradizionale, che si basa su delle maggiori accortezze nei luoghi di lavoro e prende in esame i tradizionali metodi lavorativi come il metodo Kanban o quello di David Allen.
Il secondo è quello che fa un ampio utilizzo delle applicazioni per i gadget moderni che aiutano a tener traccia delle attività. Grazie a queste si riesce a ridurre considerevolmente gli sprechi di tempo (e non solo), aumentando così la capacità produttiva di tutta l’azienda.
Il metodo Kanban (看板)
Quest’ultimo è stato messo a punto negli anni ’70 da un ingegnere giapponese e basa la propria filosofia su di un elemento cardine: il JIT (l’acronimo di Just In Time). Nel corso del tempo questo metodo è diventato peculiare di varie aziende giapponesi, tra i quali spicca la Toyota.
Il metodo in sé si basa semplicemente sul flusso dei componenti e dei cartelli. Questi devono identificare un prodotto oppure un componente del prodotto finale e indicare da dove viene e dove deve arrivare. In questo modo si crea un flusso informativo chiamato a integrare ulteriormente la produzione.
Si agevola non solo il flusso dei diversi componenti, ma anche dei semilavorati. Viene facilitato di molto il lavoro singolo degli impiegati.
La filosofia Just in Time prevede che vengano evitati gli stock aziendali e si re-integrano le scorte solo quando il componente di base viene usato nel processo successivo.
Vengono, insomma, prodotti unicamente i pezzi necessari per rimpiazzare quelli che sono stati già utilizzati dagli operatori dei processi più avanzati. Il sistema si basa su un funzionamento continuo evitando i tipici intasamenti e i vari colli di bottiglia.
Il metodo funziona a livello industriale. Ma come può essere implementato a livello personale? Utilizzando 3 colonne: cosa fare, lavori in progresso, lavori terminati. Meglio partire da un basso numero di attività e non esagerare per non andare in confusione.
Il metodo GTD (Getting Things Done) di David Allen
Questo metodo rielabora e semplifica le funzioni dei manager e il ciclo di trasmissione delle informazioni.
Il metodo GTD è frutto di ben 20 anni di studi ed è definito dall’autore come “buon senso avanzato”. Viene consigliato di non porre l’attenzione sulla priorità dei compiti, bensì si consiglia di creare e gestire delle liste che includono dei compiti semplici, ben definiti e precisi.
David Allen spiega che per ogni piano che vogliamo creare bisogna avere bene in mente cosa voglia ottenere e quali sono le principali azioni che dobbiamo completare per raggiungere il nostro obiettivo.
Tuttavia non basta semplicemente organizzarsi, ma anche rimuovere tutto ciò che non è necessario (evidenziare quindi i compiti inutili o parzialmente inutili) per rivolgere le proprie attenzioni unicamente verso su quelli fondamentali al momento.
Inoltre si consiglia d’impostare dei piani futuri, che si possono realizzare in un altro momento. Come scrivere David Allen: “Fai uscire ogni cosa dalla tua mente. Prendi le decisioni riguardo alle azioni necessarie nel momento in cui il problema compare – non quando esplode.
Organizza i promemoria dei tuoi progetti e le loro prossime azioni in categorie appropriate. Tieni il tuo sistema aggiornato, completo e rivisto sufficientemente per dare fiducia alle scelte su quello che stai facendo (e quello che non stai facendo) in ogni momento.”
Oltre a questi metodi pratici, però, esistono delle applicazioni che vi potranno aiutare. Ecco quali sono le 5 di cui proprio non si può fare a meno.
App. smartphone per organizzare la giornata:
– Mint – per gestire le tue finanze
Sicuramente è una delle applicazioni preferite da utilizzare per gestire al meglio le proprie finanze. Per usarla a dovere basta semplicemente inserire i dettagli dei vari conti correnti delle proprie carte di credito. L’applicazione stessa darà molti suggerimenti e sembrerà un consulente finanziario a tutto piano.
– Evernote – per gestire le tue note
Evernote è un classico: serve per prendere gli appunti e condividerli con gli impiegati della propria azienda. Altresì usando quest’applicazione sarà possibile impostare i promemoria, fare le liste oppure registrare le conversazioni.
– Lastpass – per gestire le tue password
Nelle aziende si presta sempre molta attenzione alle password e questo programma permette di salvarle tutte senza il rischio di perderle.
– Wanderio – per gestire i tuoi spostamenti
Quest’ultima è sicuramente l’applicazione preferita da tutti coloro che devono effettuare dei numerosi viaggi. Wanderio permette di confrontare i mezzi di trasporto, i prezzi e così via.
– Pocket – per gestire le informazioni
Infine, si può usare anche l’App Pocket. Quest’ultimo aiuta a tener traccia di tutti gli articoli letti e salvare quelli che sono ancora da leggere.
Davide Marlzetti è un appassionato di economia e di strategie di risparmio. Lavora come freelance, dedicando il suo tempo alla scrittura di contenuti informativi legati all’economia e alle migliori pratiche per risparmiare denaro. Con una passione accesa per l’analisi finanziaria e la gestione oculata delle risorse, Davide condivide consigli pratici e approfondimenti che riflettono la sua dedizione nel rendere l’educazione finanziaria accessibile a tutti.
